행사 관련 문안은 평소 친분이나 거래관계를 유지하고 있는 상대(사람 또는 조직)끼리 관계 유지에 대한 표시로서 주고 받는 것이며 한마디로 인사문의 형식을 띠게 된다. 즉, 현재의 관계를 유지하면서 미래의 비즈니스를 더욱 성공시키기 위한 ‘보험’과 같은 의미를 지닌다.
업무에 쫒겨 좀처럼 만날 기회는 없지만 그런 인사만으로도 만나지 못하는 시간을 효과적으로 대리해 주는 것이다. 그러므로 행사 관련 문안은 거래 관계에 있는 기업간의 커뮤니케이션을 위한 다리로서 나름대로 중요한 역할을 한다. 따라서 어느 정도의 격식을 갖춰 정성스럽게 작성하지 않으면 오히려 ‘예의도 모른다’는 말을 듣게 된다. 기업간의 관계는 개인간의 관계와 다르지만 기업간의 인사문이란 그런 성격이라고 이해하면 될 것이다.
▷▶ 평이하지만 품격이 있는 문장으로 개인에게 서한을 보낼 때도 나름대로 예절을 지켜야 하지만, 특히 거래 관계에 있는 기업에 보낼 경우에는 보다 신경을 써야 한다. 문서는 회사의 얼굴이나 다름없기 때문이다. 성의 없는 문장으로 써서 보내게 되면 이미지가 흐려져 비즈니스 관계에 좋지 않은 영향을 줄 수도 있다.
무엇보다 문장에 품격이 있어야 한다. 그렇다고 해서 시종 딱딱한 한문투의 문장으로 쓰라는 말은 아니다. 한문투의 문장은 인사문으로서 묵직한 느낌을 주기는 하겠지만 그것으로서 품격이 있는 문장이라고 할 수는 없는 것이다. 오늘날 비즈니스 사회의 중추를 차지하고 있는 한글세대에게 그런 표현은 진부한 느낌을 줄 우려마저 있다.
말이나 문장은 그 시대의 문화와 밀접한 관계를 지닌다. 무조건 시대의 풍조만 좇는 것도 문제지만 그렇다고 그것을 완전히 무시한 채 과거의 관습에만 얽매이는 것도 바른 자세는 아닌 것이다.
현대사회는 모든 부문에서 효율성을 추구한다. 무거운 것보다는 가벼운 것을 좋아하고, 어려운 것보다는 평이하고 이해하기 쉬운 것을 찾는다. 어려운 한자를 많이 사용하거나 현학적 표현을 쓴다고 해서 좋은 문장이 되는 것은 절대 아니다. 일상적인 표현으로도 얼마든지 품격이 있는 문장을 작성할 수 있다.
▷▶ 가능하면 형식을 존중한다
인사문이기 때문에 어느 정도의 형식을 따르는 것이 좋다. 물론 그런 형식이 정해져 있는 것은 아니고 꼭 지켜야 할 규칙도 아니지만 어차피 상대방에게 호감을 주는 것이 목적이니만큼 내용은 비록 평이하더라도 정중한 느낌이 전해질 수 있도록 형식을 따르는 것이 무방하다. 또한 회사 이름만 쓰지 말고 대표자나 담당자의 이름을 쓰는 것이 신뢰감을 준다. 그리고 초대장의 경우, 때에 따라 참석 여부에 대한 반신 엽서를 보내게 되는데, 이때 반신용 엽서에 이쪽을 ‘귀하’라 표현해서는 안 된다. 또한 조잡한 약도를 첨부하여 애써 만든 초대장의 품격을 떨어뜨리는 일도 없도록 해야 할 것이다.
계절에 따른 인사장이나 축하 인사장의 경우 타이밍을 놓치지 말아야 하는것은 기본이다. 위문 서신에는 건성이 아닌 세심한 마음의 표시가 담겨 있어야 하며, 소개장의 경우는 책임 소재가 분명해야 한다. 아울러 수신처와 수신자의 명칭을 정확하게 기재하는 등 모든 면에 세밀하게 주의를 기울여 예의에 벗어나지 않도록 하는 것이 중요하다.
